Основными направлениями деятельности Отдела управления документацией и архивами Слободзейского района и г. Слободзея в 2021 году были совершенствование системы управления документацией и архивами, обеспечение сохранности документов, совершенствование системы услуг, реализация Программы развития архивной отрасли на 2019-2026 годы, выявление особо ценных документов и создание страхового архивного фонда ПМР по Слободзейскому району, а также интеграция Межведомственных архивов по личному составу с архивной отраслью Приднестровья.

Несмотря на все сложности, возникшие в 2021 году, были выполнены поручения Государственной службы управления документацией и архивами ПМР по:

- подготовке информации о деятельности архивной отрасли Слободзейского района за период 1991-2021 годы, для научного издания приуроченному к 30 – летию Государственной архивной службы ПМР;

-  актуализации норм Закона ПМР «Об архивном деле ПМР»;

- упорядочению документов местных Советов народных депутатов сел и поселков и Совету народных депутатов Слободзейского района и г. Слободзея.

Специалисты отдела принимали участие в республиканских расширенных коллегиях ГСУДА ПМР, в 2-х республиканских семинарах и 1 научно-практической видеоконференции.

К 30-летию Государственной архивной службы ПМР в районном масштабе было проведено мероприятие по чествованию специалистов архивной отрасли и документационного обеспечения. Специалисты были отмечены как высокими государственными, так и ведомственными наградами.

В условиях ограничительных мероприятий и в целях реализации прав граждан на получение ретроспективной информации и регулирования порядка предоставления услуг органами архивной отрасли прием посетителей Государственным и Межведомственным архивами района был обеспечен комбинированным методом: посредством личного посещения, сайта «Архивы Приднестровья», телефонной, почтовой и электронной связи. Выдача документов осуществлялось при личном посещении.

Все мероприятия по контролю соблюдения законодательства Приднестровской Молдавской Республики в области документационного обеспечения управления и архивного дела, приостановлены. За 2021 год осуществлено одно внеплановое контрольное мероприятие в отношении Тираспольского филиала ГУ «Приднестровские оросительные системы», в связи с его ликвидацией.

В соответствии с планом работы отдела на 2021 год специалистами государственного архива особое внимание было уделено работе по сканированию и созданию Страхового Архивного Фонда Слободзейского района для последующей передачи в ЦГА АВЭД ПМР. Всего было перенесено на цифровые носители 65 единиц хранения Слободзейского районного исполнительного комитета народных депутатов за 1980 – 1991 годы, создано 14 005 файлов(образов).

Комплектование Государственного архива в 2021 году было осуществлено согласно плану работы отдела. Всего было принято на государственное хранение 218 дел, в отличии от Межведомственных архивов.

В течении 2021 года специалистами районного МВА был осуществлен плановый прием документов только одной организации, остальной прием документов ликвидированных юридических лиц, осуществлялся по решениям министерств и Арбитражного Суда ПМР.

Хочется отметить, что прием документов таких ликвидированных предприятий, предполагает большую проблему, с которой сталкиваются специалисты архивов, а именно, что дела, сформировавшиеся в их деятельности, находятся в неупорядоченном состоянии и требуют научно-технической обработки, до их приема на хранение в межведомственные архивы по личному составу района.

С каждым годом ликвидация таких предприятий растет, соответственно возрастает нагрузка на специалистов в связи с выполнением внеплановых мероприятий по упорядочению документов, увеличивается дефицит времени на данный вид мероприятий и, конечно, заполняются архивохранилища, площадь которых ограничена.

Таким образом в 2021 году в соответствии с приказом Министерства сельского хозяйства и природных ресурсов ПМР от 16.11.2020 года была начата процедура ликвидации ГУ «ПОС» и всех действующих филиалов.

Проведена большая работа по упорядочению имеющихся на ведомственном хранении документов личного состава 4-х фондов в Тираспольском филиале ГУ «ПОС» за 1945-2020 годы.

В целом экспертиза ценности научно-техническая обработка не проводилась более 10 лет. В процессе подготовки документов выявлена утрата документов по личному составу – их количество составило 102 единицы. Предприняты все меры по розыску и восполнению документов, но как показывает практика, с момента утраты документов прошло немало лет, и найти дела не предоставляется возможным. Дела признаны безвозвратно утерянными.  Нужно отметить, что это единственная организация, в которой обнаружена утрата, и такое явление встречается все чаще и чаще.

По итогу упорядочения документов все дела совместно с научно-справочным аппаратом передаются на хранение в Межведомственные архивы в соответствии с территорией.

Всего в Межведомственных архивах по району в 2021 году было открыто таких 14 новых фондов, к тому же были пополнены ранее открытые фонды документами по личному составу. Принято было свыше 1864 единиц хранения, в сравнении в 2020 году всего 274 единицы.

Услугами Государственного архива и Межведомственных архивов по личному составу района воспользовались 3 324 гражданина, которым было выдано 10 274 архивных справок, копий, выписок. За последние два года из-за пандемии наблюдается тенденция к уменьшению запросов граждан, в связи с этим работа специалистов сосредоточена на других направлениях внутренней работы.

В течении 2021 года в 45 организациях района была проведена экспертиза ценности и обработка документов, было взято на учёт всего 2981 дел постоянного и длительного сроков хранении, списано было 53 410 дел с истёкшими сроками хранения. Принято было на хранение за год 769 дел.

В соответствии с основными мероприятиями по развитию архивного дела ПМР на 2018-2022 годы по государственному архиву Слободзейского района и г. Слободзея предусмотрена передача порядка 18 тысяч единиц хранения из Центрального государственного архива ПМР Архивного Фонда Слободзейского района за 1944 – 1976 годы.

В этой связи с 2019 года идет постепенная подготовка к указанной передаче, так благодаря поддержке и пристальному вниманию и  пониманию главы государственной администрации Слободзейского района и г. Слободзея В.В. Тищенко к архивной системе района были расширены архивохранилища государственного архива почти на 90 кв.м., был осуществлен ремонт данных помещений за счет районной программы капитальных вложений.

В рамках реализации Программы развития архивной отрасли на 2019-2026 годы, ГСУДой ПМР в 2021 году начата работа по оснащению расширенных помещений стеллажами и противопожарными средствами, по обновлению мебельного парка отдела, продолжается по этапное техническое оснащение и модернизация компьютерной техникой.

Важным событием в архивной отрасли Слободзейского района за 2021 года стала интеграция Межведомственных архивов по личному составу администраций сел и поселков с Архивной отраслью Приднестровья. Данные архивы, хоть и являются низшим звеном отрасли, но имеют большую значимость.

По состоянию на 01.01.2022 года площадь занимаемая МВА сел и поселков Слободзейского района составляет – 426,6 кв.м., протяженность стеллажей – 1322,8 м.пог.

На хранении в МВА имеется – 41 464 единиц хранения и 30 383 подлинных личных документов (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и пр.) по 115 фондам.

В рамках интеграции межведомственных архивов сел и поселков проведен комплекс мероприятий:

- документальное закрепление зданий и помещений за МВА сел и поселков;

- паспортизация МВА сел и поселков в целях ведения централизованного государственного учета;

- изучено материально-техническое обеспечение МВА сел и поселков.

В результате установлено, что обеспеченность компьютерной и организационной техникой очень низкая, она устарела, находится в плачевном состоянии и требуется её замена.

 В этой связи в 2021 году осуществлено техническое оснащение необходимым оборудованием произведена закупка 10 комплектов персональных компьютеров и множительных аппаратов для МВА сел и поселков района.

- специалистами МВА успешно реализовали Приказ ГСУДА ПМР по оказанию платных услуг гражданам. Всего было принято более 1 911 граждан, которым выдано свыше 6,5 тыс. справок, выписок, копий;

- на хорошем уровне обеспечена сохранность документов;

- введется работа по усовершенствованию учета документов, посредством семинаров с специалистами и обмен опытом;

- введется работа по проверке наличия и физического состояния дел с описями, большое внимание уделяется ремонту архивных дел;

- все архивы обеспечены, противопожарными средствами, благодаря руководителям на местах.

Одновременно хочется отметить, что в отличии от государственного архива и районного МВА, специалисты МВА сел и поселков являются единственными специалистами на местах, не имея взаимозаменяемости. Каждый специалист в отдельности и в полной мере несет ответственность за сохранность, учет всех имеющихся документов, исполнение социально-правовых запросов граждан и выполнение всех плановых мероприятий, с которыми они успешно справляются на протяжении многих лет.

Несмотря на непростую эпидемиологическую ситуацию по всей республике, сокращение полезного фонда  и увеличение дефицита рабочего времени нужно отметить, что  в целом все показатели и мероприятия плана работы Отдела управления документацией и архивами Слободзейского района и г. Слободзея за 2021 год выполнены на 118 % . Они перевыполнены благодаря профессионализму и вложенных усилий всех специалистов отдела, специалистов районного МВА, специалистов МВА администраций сел и поселков и документационного обеспечения.    

Начальник Отдела УД и А Слободзейского района и г. Слободзея А.А. Орзул.